Facturación electrónica y administración: Con la IA buscan transformar la gestión de las pymes locales

La IA comienza a abrirse camino en la gestión de las pymes locales, con soluciones que combinan gestión empresarial y facturación electrónica que permiten elevar su competitividad y supervivencia. Manuel Grassi, presidente de Encom, aseguró que los emprendimientos con recursos limitados para contratar personal administrativo pueden apoyarse en la tecnología para ahorrar tiempo.

En los últimos años, la inteligencia artificial se abrió camino en distintos rubros y ámbitos de la vida cotidiana y empresarial. Actualmente también forma parte del ecosistema de gestión para pequeñas y medianas empresas paraguayas, con soluciones que pretenden ir más allá de la automatización de tareas.

En ese sentido, la firma Encom desarrolló Facsis, una herramienta que combina IA, gestión empresarial y facturación electrónica para acercar a los emprendedores, así como a las pequeñas y medianas empresas, capacidades que tradicionalmente requerían de la contratación de personal administrativo, financiero y contable.

Manuel Grassi, presidente de la compañía, explicó que la herramienta nació a partir de la necesidad de atender a emprendedores más pequeños, profesionales independientes y personas que están comenzando un negocio y que no cuentan con los recursos iniciales para contratar personal administrativo.

La particularidad de esta herramienta es que utiliza inteligencia artificial trabajando sobre los datos propios del negocio, permitiendo que el usuario pueda realizar consultas sobre sus ventas, gastos, inventario o impuestos y obtener información en tiempo real. También puede utilizar la herramienta para generar facturas electrónicas.

Por ejemplo, Grassi señaló que el usuario puede indicar mediante un comando de voz integrado, que necesita una factura por un determinado monto, concepto y fecha, y el sistema genera el documento. “De esta manera, la IA no funciona como una herramienta aislada, sino integrada al sistema de gestión de la empresa. Es como un cerebro de tu negocio prácticamente”, resumió.

Digitalización de las pequeñas y medianas empresas

Es importante recordar que el sector todavía presenta una baja incorporación de herramientas digitales en sus operaciones, donde de las cerca de 450.000 pequeñas medianas empresas paraguayas, se estima que menos del 10% utiliza algún sistema de gestión administrativa, contable o de recursos. 

 

Conforme a la experiencia de Grassi, para un emprendedor, contar con información ordenada y actualizada puede traducirse en una ventaja competitiva, ya que permite saber qué productos tienen mayor rotación, cuáles son los principales gastos o cuánto se está vendiendo, haciendo que la toma de decisiones tenga una base objetiva.

 

“Esta herramienta también permite registrar gastos, abrir y cerrar caja, cargar productos y establecer metas, con el objetivo de que el emprendedor pueda tener una referencia sobre el desempeño de su negocio”, aseguró.

A su criterio, esta adaptación tecnológica es significativamente importante para las mipymes paraguayas, en un ecosistema donde muchas de ellas no logran superar sus primeros años de vida. “De cada 10 mipymes se crean, ocho mueren”, recordó, al señalar que una de las causas está vinculada principalmente con una gestión basada excesivamente en la intuición y las emociones y no en información concreta.

 

Desde esa perspectiva, sostuvo que la digitalización del negocio deja de ser un elemento accesorio para convertirse en una condición de competitividad, que además permite ahorrar tiempo para decidir y administrar mejor el negocio, ya que procesos que anteriormente podían demandar días o incluso semanas, como revisar información histórica, organizar facturas o controlar manualmente el inventario, pueden realizarse de manera más rápida a través de consultas al sistema.

 

La herramienta también permite automatizar la carga de productos. Grassi ejemplificó que un usuario puede solicitar que se incorporen 100 computadoras a determinado precio y con su correspondiente IVA, y el sistema puede crear los productos. “El tiempo, que es el recurso más valioso en la vida, y ni hablar de los emprendedores”, explicó.

Facturación electrónica y seguridad

La integración del sistema con la Dirección Nacional de Ingresos Tributarios (DNIT), permite asimismo operar con facturación electrónica y los datos directamente a la institución dentro del esquema de facturación electrónica, buscando contribuir a la formalización y digitalización de las empresas, elementos fundamentales para que las pymes puedan acceder posteriormente a fuentes de financiamiento.

 

Para Grassi, la evolución de estas herramientas no termina en la gestión administrativa ya que los datos generados en tiempo real podrían modificar también la forma en que las pymes acceden al financiamiento. “La nueva forma de prestar dinero y dar liquidez a las pymes va a ser a través de los datos inteligentes en tiempo real”, afirmó.

 

La idea es, según explicó, que con autorización del propietario y bajo un manejo responsable de la seguridad de la información, estos datos puedan eventualmente conectarse con bancos, financieras y otras fuentes de crédito, permitiendo que las instituciones financieras conozcan con mayor precisión el comportamiento de cada negocio y puedan gestionar el riesgo asociado tradicionalmente al segmento de pequeñas y medianas empresas.

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